Générer depuis vos données
Les modèles sont reliés aux champs utiles du CRM ou de l’outil métier. Les règles de remplissage précisent les valeurs obligatoires et les contrôles à effectuer avant de produire un document exploitable.
NEPTULA / Automatisation & IA
L’automatisation des documents, de la création au suivi.
L’automatisation des documents évite de recopier les mêmes informations dans vos devis, comptes rendus et dossiers clients. Nous organisons leur génération et leur circulation à partir de vos données, avec les validations et les versions nécessaires à votre activité.
Un premier échange pour comprendre votre situation et les prochaines étapes.
LE POINT DE DÉPART
Cela ressemble
à votre quotidien ?
- 01
Vos documents sont préparés par copier-coller depuis plusieurs outils.
- 02
L’équipe cherche la dernière version d’une pièce dans les emails.
- 03
Un dossier reste bloqué parce qu’une validation ou un document manque.
LE PÉRIMÈTRE
Ce que nous construisons
avec vous.
Faire circuler et valider
Un document peut passer par une préparation, une relecture et une diffusion. Nous définissons les rôles, les statuts et la conduite à tenir lors d’un refus ou d’une modification plutôt que de considérer le premier fichier généré comme définitif.
Classer et retrouver
Les pièces sont associées au bon dossier avec un nommage et des métadonnées cohérents. Les accès, la durée de conservation et les règles de version sont examinés selon les outils et les exigences que vous communiquez.
POUR VOUS PROJETER
Préparer un dossier client complet
Parcours illustratif : cet exemple décrit un fonctionnement possible, pas un résultat client mesuré.
Des étapes dispersées.
Les informations commerciales sont recopiées dans un modèle, puis le fichier circule par email sans statut partagé.
Un parcours défini.
L’équipe retrouve le document et son statut dans le bon dossier. Une modification des données ne remplace pas silencieusement une version déjà approuvée.
DE L’IDÉE À L’USAGE
Comment se déroule
votre projet.
- 01
Inventorier les modèles
Nous identifions les documents, les champs, les variantes et les personnes qui les valident.
- 02
Tester les formats
La mise en page, les caractères, les données manquantes et les pièces volumineuses sont vérifiés sur des exemples représentatifs.
- 03
Organiser les versions
Le nommage, les accès, les corrections et les modalités de mise à jour des modèles sont transmis à l’équipe.
AVANT DE DÉMARRER
Vos questions
sur cette prestation.
Le bon choix commence par un périmètre clair.
Peut-on réutiliser nos modèles existants ?
Nous les examinons pour identifier les champs et les contraintes de mise en page. Certains modèles peuvent être conservés ; d’autres nécessitent une adaptation pour produire des fichiers cohérents avec des données variables.
Peut-on connecter une signature électronique ?
Oui si le service choisi expose les interfaces nécessaires. Le parcours, les statuts et les frais sont étudiés ; l’automatisation ne vaut pas validation juridique du document ou du niveau de signature retenu.
Comment traiter une pièce manquante ?
Le dossier peut être placé en attente, avec une liste des éléments à fournir et une tâche attribuée. Nous évitons de générer un document présenté comme complet lorsque les données nécessaires ne sont pas disponibles.
PARLONS DE VOTRE SITUATION
Le premier pas,
c’est de comprendre.
Présentez-nous votre besoin, vos outils et ce qui vous ralentit. Nous verrons ensemble quel périmètre mérite d’être construit.
Pour préparer votre projet
Des repères concrets avant de choisir votre solution.